Tối ưu chi phí bán hàng online bắt đầu từ việc biết mỗi đơn hàng đóng góp bao nhiêu sau các khoản chi phí. Doanh thu tăng chưa chắc lợi nhuận tăng nếu quảng cáo, ưu đãi, vận hành và đổi trả cùng tăng theo.
Tình huống giả định: một thương hiệu đặt tấm thiếp trong gói hàng, mời khách mua tại website với mức giảm 30% so với giá trên sàn. Lời mời hấp dẫn, nhưng nhà bán vẫn cần tính xem số tiền tiết kiệm được có đủ bù ưu đãi và công phục vụ kênh riêng hay không.
Mức giảm trong ví dụ chỉ để minh họa, không phải kết quả của một nhà bán đã được kiểm chứng. Quyết định ưu đãi cần dựa trên chi phí và biên lợi nhuận thực tế của doanh nghiệp.
Vì sao doanh thu tăng nhưng lợi nhuận có thể không tăng?
Sàn thương mại điện tử mang đến khả năng tiếp cận khách hàng và các công cụ hỗ trợ giao dịch. Đổi lại, nhà bán cần tính chi phí sử dụng nền tảng cùng những khoản phát sinh từ cách tổ chức bán hàng.
Ngoài giá vốn, một đơn còn có thể chịu chi phí quảng cáo, hoa hồng tiếp thị liên kết, khuyến mại do nhà bán tài trợ, đóng gói, hỗ trợ vận chuyển và xử lý đổi trả.
Nếu chỉ theo dõi doanh thu trên dashboard, nhà bán dễ bỏ qua phần chi phí để tạo ra doanh thu đó. Một sản phẩm bán chạy vẫn có thể đóng góp ít vào lợi nhuận khi phải quảng cáo nhiều hoặc thường xuyên giảm giá.
Chỉ số cần theo dõi là hiệu quả của từng nhóm sản phẩm và từng kênh bán hàng, thay vì chỉ tổng số đơn.
Cách tính hiệu quả của một đơn hàng
Trước tiên, cần phân biệt ba con số:
- Doanh thu: giá trị bán hàng được ghi nhận theo cách quản lý và hạch toán áp dụng.
- Tiền thực nhận: khoản tiền về sau các khoản khấu trừ hoặc điều chỉnh.
- Lợi nhuận: kết quả sau khi tính các chi phí liên quan.
Tiền về tài khoản chưa phải toàn bộ lợi nhuận. Giá vốn, nhân sự và các chi phí khác vẫn cần được tính đến.
Để quản trị, nhà bán có thể bắt đầu bằng bảng đóng góp theo đơn:
| Nhóm dữ liệu | Nội dung cần theo dõi |
|---|---|
| Giá trị bán hàng | Sau phần giảm giá do nhà bán tài trợ |
| Giá vốn | Chi phí hàng hóa hoặc sản xuất |
| Chi phí kênh bán | Phí nền tảng và chương trình tham gia |
| Chi phí thu hút khách | Quảng cáo, tiếp thị liên kết |
| Chi phí hoàn tất đơn | Đóng gói, phần vận chuyển nhà bán chịu |
| Chi phí sau bán | Đổi trả, hoàn tiền, chăm sóc khách |
| Thuế | Theo phương pháp và nghĩa vụ áp dụng |
| Chi phí chung | Nhân sự, phần mềm và các khoản cần phân bổ |
Bảng này phục vụ đánh giá vận hành, không thay thế báo cáo kế toán. Các khoản thuế, chi phí được khấu trừ và cách phân bổ cần được xử lý theo phương pháp áp dụng cho doanh nghiệp.
Đặc biệt, tránh trừ một khoản hai lần: chẳng hạn vừa giảm doanh thu theo tiền đã bị khấu trừ, vừa tiếp tục ghi cùng khoản khấu trừ đó thành chi phí.
Thuế và hóa đơn cần được quản lý riêng, nhưng dữ liệu phải kết nối
Phí dịch vụ của nền tảng, thuế thể hiện trên hóa đơn dịch vụ và nghĩa vụ thuế của người bán là các khoản cần phân biệt khi đối chiếu.
Theo giải đáp trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, việc sàn có chức năng thanh toán khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay cho hộ, cá nhân kinh doanh không thay thế nghĩa vụ về hóa đơn.
Nhà bán có thể tham khảo giải đáp về nghĩa vụ hóa đơn khi sàn nộp thuế thay để hiểu rõ sự khác biệt.
Ở góc độ vận hành, cần nối được ba nhóm dữ liệu:
- Hàng nhập vào và chứng từ liên quan.
- Đơn hàng bán ra và thông tin lập hóa đơn.
- Giao dịch thanh toán, khoản khấu trừ và tiền thực nhận.
Khi bán trên nhiều kênh, dữ liệu cần được tổng hợp theo chủ thể kinh doanh. Không nên xem mỗi website, gian hàng hoặc fanpage là một phần doanh thu hoàn toàn độc lập khi xác định nghĩa vụ thuế.
Đơn hủy, đổi trả và hoàn tiền cũng cần được cập nhật nhất quán giữa dữ liệu bán hàng, thanh toán và hóa đơn.
Website riêng có giúp giảm chi phí bán hàng không?
Website riêng có thể tăng sự chủ động, nhưng hiệu quả phụ thuộc chi phí để có và phục vụ một đơn hàng.
Thương hiệu có thể chủ động trình bày sản phẩm, thiết kế ưu đãi, xây dựng trải nghiệm và chăm sóc khách quay lại. Tuy nhiên, website vẫn cần đầu tư cho xây dựng, duy trì, nội dung, quảng cáo, giao nhận và hỗ trợ khách hàng.
So sánh tổng chi phí trên cùng một nhóm sản phẩm và khoảng thời gian. Khách mới cần quảng cáo để có đơn đầu thường khác khách quay lại mua trực tiếp; gộp hai nhóm có thể khiến website trông hiệu quả hơn hoặc kém hơn bản chất.
Một website có chi phí nền tảng thấp nhưng quảng cáo kém hiệu quả vẫn có thể tốn nhiều hơn sàn. Ngược lại, khi có khách quay lại và quy trình phục vụ tốt, kênh trực tiếp có thể đóng góp tích cực vào lợi nhuận.
Trước khi chốt ưu đãi, tính phần lợi nhuận còn lại sau giảm giá cùng chi phí thanh toán, giao hàng và hậu mãi. Sau đó thử trên phạm vi nhỏ và đo việc mua lại, thay vì coi toàn bộ phí sàn tiết kiệm được là ngân sách có thể giảm cho khách.
Phân bổ sàn và website theo vai trò
Nhà bán có thể phát triển nhiều kênh, với mục tiêu riêng cho từng kênh:
| Kênh | Vai trò có thể ưu tiên |
|---|---|
| Sàn thương mại điện tử | Tiếp cận khách mới, khai thác nhu cầu mua sẵn có |
| Website riêng | Xây dựng thương hiệu, phục vụ khách mua trực tiếp và quay lại |
| Mạng xã hội, nội dung | Giới thiệu sản phẩm, tạo nhu cầu và xây dựng niềm tin |
| Chăm sóc khách hàng | Hỗ trợ sau bán, cải thiện trải nghiệm và khả năng mua lại |
Có thể bắt đầu website bằng nhóm sản phẩm có biên lợi nhuận tốt, thông tin dễ tư vấn và khả năng mua lại cao.
Trước khi mở rộng, theo dõi chi phí có được đơn, tỷ lệ mua thành công, giá trị đơn trung bình, tỷ lệ đổi trả và đóng góp lợi nhuận. Dữ liệu này giúp xác định kênh nào cần đầu tư thêm hoặc điều chỉnh.
Tối ưu chi phí bán hàng online bằng cách giảm thao tác lặp
Chi phí vận hành còn nằm trong thời gian nhân viên xử lý từng đơn.
Một quy trình thủ công thường gồm: nhận đơn, chờ khách chuyển khoản, mở ứng dụng ngân hàng, tìm giao dịch, kiểm tra số tiền, cập nhật trạng thái và nhập lại thông tin để lập hóa đơn.
Khi số đơn tăng, những thao tác nhỏ này có thể chiếm nhiều thời gian. Dữ liệu nằm rải rác trong tin nhắn, sao kê và bảng tính cũng khiến việc tìm đơn chưa khớp trở nên khó hơn.
Doanh nghiệp nên đo thời gian xử lý thực tế, xác định bước lặp lại nhiều nhất rồi ưu tiên tự động hóa bước đó.
Pay2S hỗ trợ đối soát thanh toán và kết nối hóa đơn như thế nào?
Pay2S hỗ trợ đưa dữ liệu giao dịch ngân hàng vào quy trình quản lý của doanh nghiệp.
Khi website hoặc phần mềm được tích hợp phù hợp, dữ liệu từ tài khoản ngân hàng liên kết có thể phục vụ đối chiếu khoản thu, cập nhật đơn và tra cứu giao dịch.
Doanh nghiệp có thể tìm hiểu giải pháp API biến động số dư và webhook ngân hàng để lựa chọn cách kết nối.
Với dữ liệu đầy đủ và cấu hình phù hợp, Pay2S hỗ trợ tiếp nối sang quy trình hóa đơn điện tử tự động, gồm tạo nháp hoặc gửi yêu cầu phát hành và theo dõi kết quả xử lý.
Thời điểm lập hóa đơn cần được xác định theo loại giao dịch và quy định áp dụng, không mặc định luôn là lúc tiền về.
Các trường hợp thiếu thông tin, thanh toán chưa khớp hoặc cần điều chỉnh vẫn cần người phụ trách. Hóa đơn đầu vào, kế toán và nghĩa vụ thuế cũng cần được quản lý trong quy trình của doanh nghiệp.
Bắt đầu từ dữ liệu, sau đó cải thiện quy trình
Nhà bán có thể bắt đầu bằng bốn việc:
- Tính đóng góp của từng nhóm sản phẩm sau chi phí theo đơn.
- So sánh hiệu quả giữa sàn, website và các kênh khác.
- Chuẩn hóa dữ liệu đơn hàng, thanh toán và hóa đơn.
- Tự động hóa những bước lặp lại đang tốn nhiều thời gian.
Sau một kỳ theo dõi, chọn bước có dữ liệu đủ rõ để cải thiện: ngừng một chương trình không có đóng góp, sửa cách phân bổ phí hoặc tự động đối chiếu khoản thu. Tiếp tục so kết quả theo cùng tiêu chí, tránh đổi nhiều yếu tố cùng lúc rồi không biết điều gì tạo chênh lệch.
Khi cân nhắc công cụ hỗ trợ, xem phạm vi gói Pay2S cùng công tích hợp và hỗ trợ cần thiết. Trên hoadontudong.com.vn, các hướng dẫn thanh toán và hóa đơn giúp xác định phần nào phù hợp quy trình hiện có.
Câu hỏi thường gặp
Bán hàng trên website riêng có luôn rẻ hơn bán trên sàn không?
Không. Cần tính cả chi phí xây dựng website, quảng cáo, thanh toán, giao nhận và chăm sóc khách. So sánh nên dựa trên tổng chi phí và đóng góp lợi nhuận của mỗi đơn.
Sàn đã khấu trừ thuế thì người bán có cần quản lý hóa đơn không?
Có. Việc sàn khấu trừ và nộp thuế thay không thay thế nghĩa vụ về hóa đơn. Cách thực hiện cụ thể phụ thuộc đối tượng kinh doanh và quy định áp dụng.
Nên theo dõi doanh thu hay tiền thực nhận?
Cần theo dõi cả hai và đối chiếu chênh lệch. Để đánh giá hiệu quả kinh doanh, phải tính thêm giá vốn cùng các chi phí liên quan; tiền thực nhận chưa phải lợi nhuận.
Pay2S có thay thế công việc kế toán không?
Pay2S hỗ trợ tự động hóa dữ liệu thanh toán, đối soát và kết nối quy trình hóa đơn theo cấu hình. Doanh nghiệp vẫn cần quản lý kế toán, chứng từ và nghĩa vụ thuế.
Bán hàng trên website riêng có luôn rẻ hơn bán trên sàn không?
Hãy lập hai bảng cho cùng nhóm sản phẩm: đơn khách mới và đơn khách quay lại. Tính chi phí có được đơn, hoàn tất đơn và hậu mãi ở từng kênh trước khi quyết định chuyển ngân sách.
Sàn đã khấu trừ thuế thì người bán có cần quản lý hóa đơn không?
Giữ báo cáo đơn bán, khoản sàn khấu trừ và hồ sơ hóa đơn theo cùng mã tham chiếu. Với trường hợp chưa rõ, để kế toán xác định nghĩa vụ áp dụng trước khi cấu hình xử lý tự động.
Nên theo dõi doanh thu hay tiền thực nhận?
Mỗi kỳ, đối chiếu doanh thu đơn với tiền nhận, lập riêng các dòng phí, hoàn tiền và khoản đang chờ. Một chênh lệch thời điểm nhận tiền cần được giải thích, không tự ghi thành chi phí mới.
Pay2S có thay thế công việc kế toán không?
Nên phân công người kiểm tra khoản chưa khớp, người quản lý hóa đơn và người xử lý sự cố kết nối. Pay2S hỗ trợ dữ liệu theo cấu hình; quyết định kế toán cùng việc phê duyệt ngoại lệ vẫn cần người chịu trách nhiệm.
