Ba bài trước trong series lo chuyện hiện tại và quá khứ: đối soát xem tiền đã khớp chưa, dashboard xem tiền đang chảy thế nào, kế hoạch tài chính xem thực tế lệch ngân sách bao xa. Bài này lo chuyện tương lai: với lịch thu chi như hiện nay, 30–90 ngày tới có tuần nào tiền về không kịp tiền ra không? Một mẫu dự báo dòng tiền tử tế không hứa đoán đúng số tuyệt đối — nó chỉ cần chỉ đúng tuần nguy hiểm đủ sớm để bạn còn kịp xoay.
Rào cản thật: bảng Pay2S không có cột số dư
Dự báo dòng tiền cần điểm xuất phát là số dư hiện tại. Nhưng nhìn vào 13 cột A–M của tab Pay2S: có thời gian, có số tiền từng giao dịch, có chiều IN/OUT — không có cột số dư. Vì vậy mọi template dự báo dựng trên dữ liệu này phải xử lý đúng điểm này, nếu không số dự báo sẽ lệch ngay từ ngày đầu:
- Số dư mở đầu: nhập tay một lần, vào một ô riêng có nhãn rõ ràng (ví dụ ô
Thong_so!B2, ghi kèm ngày chốt số dư đó). Đối chiếu số này với app ngân hàng tại thời điểm chốt. - Từ điểm đó trở đi, số dư ước tính = số dư mở đầu + tổng luỹ kế cột “số tiền có dấu” của tab Chuan_hoa — phần này tự động hoàn toàn.
Đừng cố “suy ngược” số dư từ tổng giao dịch: bảng chỉ chứa giao dịch từ ngày bắt đầu đồng bộ, số dư trước đó không nằm trong dữ liệu.
Cấu trúc template dự báo gồm 5 tab
- Pay2S / Chuan_hoa — lịch sử giao dịch tự đồng bộ và tab chuẩn hoá dùng chung.
- Thong_so — Số dư mở đầu, ngày chốt, tỉ lệ kịch bản.
- Lich_thu_chi — các khoản thu/chi tương lai đã biết: hoá đơn sắp đến hạn thu, lịch trả nhà cung cấp, lương, thuê nhà, thuế.
- Du_bao — bảng ngày × số dư dự kiến cho 90 ngày tới, có dòng cảnh báo ngưỡng an toàn.
Bước 1: Khoản phải thu có trọng số xác suất
Điểm khác biệt giữa dự báo và “cộng dồn ngây thơ” nằm ở khoản phải thu: không phải hoá đơn nào cũng được thanh toán đúng hạn và đủ tiền. Trong tab Lich_thu_chi, mỗi khoản thu có thêm cột % kỳ vọng, và số mang vào dự báo là:
Số vào dự báo = Số tiền × % kỳ vọng
Gợi ý mức kỳ vọng theo kinh nghiệm vận hành (bạn tự chỉnh theo lịch sử khách của mình): khách quen trả đúng hạn nhiều kỳ → 90–100%; khách mới → 70%; khoản đã quá hạn 1 lần → 50%; khoản đang tranh chấp → 0–20%. Lịch sử ở tab Chuan_hoa (ai thường trả trễ, trễ mấy ngày) chính là căn cứ để đặt các mức này thay vì đoán cảm tính.
Bước 2: Bảng dự báo và ngưỡng cảnh báo
Tab Du_bao có một dòng cho mỗi ngày trong 90 ngày tới: Ngày | Vào dự kiến | Ra dự kiến | Ròng ngày | Số dư dự kiến. Số dư chạy theo công thức:
Số dư dự kiến ngày N = Số dư ngày N-1 + Vào dự kiến − Ra dự kiến
Vào/Ra dự kiến của một ngày = tổng các dòng Lich_thu_chi có ngày dự kiến trùng ngày đó + (nếu muốn mịn hơn) dòng tiền vận hành trung bình ngày rút từ 60–90 ngày lịch sử Chuan_hoa.
Đặt một ngưỡng an toàn trong Thong_so (ví dụ: chi phí vận hành cố định của 2 tuần). Ô số dư nào dưới ngưỡng thì định dạng có điều kiện tô đỏ — tuần nguy hiểm sẽ tự lộ ra trên bảng trước cả tháng, thay vì đến ngày trừ tiền mới biết thiếu.
Bước 3: Ba kịch bản thay vì một con số
Trên cùng một bảng Lich_thu_chi, chạy 3 kịch bản bằng cách nhân toàn bộ khoản thu dự kiến với hệ số ở tab Thong_so:
- Kỳ vọng (100%) — mọi khoản thu về như % kỳ vọng đã đặt.
- Thận trọng (85%) — trừ hao khách trả trễ/chậm.
- Xấu (65%) — một khách lớn không trả trong kỳ.
Nếu ngay cả kịch bản xấu, số dư vẫn trên ngưỡng an toàn → tháng đó yên tâm. Nếu chỉ kịch bản xấu mới thủng ngưỡng → biết trước cần chuẩn bị gì (đôn đốc khoản nào, đàm phán dời lịch chi nào). Nếu kịch bản kỳ vọng đã thủng → đó là vấn đề cần xử lý ngay hôm nay, không phải chuyện của tháng sau.
Câu hỏi thường gặp
Dự báo này chính xác đến đâu?
Nó chính xác ở cấu trúc: lịch chi cố định và khoản phải thu đã biết là dữ kiện thật. Phần không chắc chắn duy nhất là hành vi thanh toán của khách — và đó là lý do có % kỳ vọng và 3 kịch bản. Mục tiêu thực tế: phát hiện đúng tuần rủi ro trước 3–6 tuần, không phải đoán số dư đến từng nghìn đồng.
Bao lâu nên cập nhật Lich_thu_chi một lần?
Mỗi tuần một lần là đủ cho hầu hết doanh nghiệp nhỏ: thêm hoá đơn mới phát hành, cập nhật khoản vừa thu (Pay2S sẽ tự ghi nhận giao dịch thật — khoản nào đã về thì xoá khỏi lịch thu dự kiến để tránh tính hai lần), và rà lại % kỳ vọng của các khoản sắp đến hạn.
Nhiều tài khoản ngân hàng thì số dư mở đầu tính sao?
Khai một dòng số dư mở đầu cho từng tài khoản trong Thong_so rồi cộng tổng khi lên Du_bao, vì cột C/D của bảng Pay2S cho biết giao dịch thuộc ngân hàng/tài khoản nào. Cách tổng hợp nhiều tài khoản bài bản ở bài báo cáo thu chi đa ngân hàng.
Kết luận
Một mẫu dự báo dòng tiền đáng dùng là mẫu nói thật về giới hạn của dữ liệu: Pay2S cho bạn lịch sử giao dịch chuẩn và tự động, nhưng số dư mở đầu phải khai một lần, và tương lai phải chạy bằng kịch bản chứ không phải một con số duy nhất. Đổi lại, bạn nhìn thấy tuần nguy hiểm trước cả tháng — khoảng thời gian đủ để mọi quyết định còn rẻ.
Hóa Đơn Tự Động hỗ trợ triển khai trọn gói Pay2S + các template trong series này: 0868461773.
Bài trước: Template kế hoạch tài chính tháng — https://hoadontudong.com.vn/template-ke-hoach-tai-chinh-thang-pay2s-google-sheet/ — Bài tiếp theo: Template báo cáo thu chi đa ngân hàng — https://hoadontudong.com.vn/template-bao-cao-thu-chi-da-ngan-hang-pay2s-google-sheet/
