Template dashboard dòng tiền cho bạn biết tiền đang chảy thế nào. Template kế hoạch tài chính tháng trả lời câu hỏi tiếp theo: tiền nên chảy thế nào — và thực tế đang lệch khỏi kế hoạch bao xa. Điểm hay của việc dùng dữ liệu Pay2S là phần “thực tế” không cần ai nhập tay: giao dịch ngân hàng tự đồng bộ về Google Sheet, template chỉ việc phân loại và so với ngân sách.
Ý tưởng cốt lõi: phân loại tự động bằng từ khoá
Giao dịch ngân hàng không có sẵn cột “nhóm chi”. Nhưng cột I (Nội dung) và cột J (Tên người chuyển) của bảng Pay2S chứa manh mối: “NAPAS/…/LUONG T10”, “GRABFOOD…”, “EVN HANOI…”. Template dùng một bảng từ khoá để gán nhóm cho từng giao dịch: nội dung chứa từ khoá nào thì thuộc nhóm đó. Đây là cách phân loại thực dụng nhất cho dữ liệu sao kê Việt Nam — không cần AI, không cần sửa dữ liệu gốc.
Cấu trúc template gồm 5 tab
- Pay2S / Chuan_hoa — nguồn dữ liệu và tab chuẩn hoá dùng chung của series; Chuan_hoa có thêm cột L “Phân loại”.
- Tu_khoa — bảng từ khoá → nhóm, bạn tự khai và sửa dần.
- Ngan_sach — ngân sách tháng cho từng nhóm thu/chi.
- Ke_hoach — bảng so sánh ngân sách vs thực tế, có cảnh báo vượt chi.
Bước 1: Bảng từ khoá và công thức phân loại
Tab Tu_khoa gồm 3 cột: Từ khoá | Nhóm | Loại (Thu/Chi). Ví dụ các dòng: LUONG → Lương | Thu; GRAB → Ăn uống | Chi; EVN → Điện nước | Chi; THUE NHA → Mặt bằng | Chi; BHXH → Bảo hiểm | Chi.
Ở cột L của Chuan_hoa, công thức phân loại cho một giao dịch (hàng 2) như sau:
=IFERROR(INDEX(Tu_khoa!B:B, MATCH(TRUE, INDEX(ISNUMBER(SEARCH(Tu_khoa!A:A, I2&" "&K2)),0), 0)), "Chưa phân loại")
Cách đọc: SEARCH dò từng từ khoá trong Tu_khoa vào nội dung + tên người chuyển của giao dịch; MATCH lấy từ khoá đầu tiên khớp; INDEX trả về tên nhóm. Không khớp từ khoá nào thì rơi vào “Chưa phân loại” — nhóm này chính là danh sách việc cần làm: xem các giao dịch chưa phân loại mỗi tuần và bổ sung từ khoá mới vào Tu_khoa, template sẽ tự đúng dần theo thời gian.
Mẹo: thứ tự từ khoá trong bảng Tu_khoa quan trọng — đặt từ khoá cụ thể lên trên từ khoá chung (ví dụ “GRABFOOD” trước “GRAB”), vì công thức lấy kết quả khớp đầu tiên.
Bước 2: Ngân sách và bảng so sánh
Tab Ngan_sach: Nhóm | Tháng (yyyy-mm) | Ngân sách. Mỗi tháng một bộ dòng — tháng mới chỉ cần sao chép bộ dòng tháng trước và sửa số.
Tab Ke_hoach tính thực tế cho từng nhóm trong tháng đang xem bằng SUMIFS trên Chuan_hoa:
Thực tế nhóm: =SUMIFS(Chuan_hoa!H:H, Chuan_hoa!L:L, A2, Chuan_hoa!C:C, $B$1, Chuan_hoa!F:F, "OUT") % đã dùng: =IF(B2=0,"",C2/B2) (B2 ngân sách, C2 thực tế) Trạng thái: =IF(C2>B2,"VƯỢT",IF(C2>=0.9*B2,"SẮP VƯỢT","Ổn"))
Nhóm thu làm tương tự với điều kiện F = “IN” và đảo logic cảnh báo: thu dưới 90% kế hoạch mới đáng báo động. Dùng định dạng có điều kiện tô đỏ dòng “VƯỢT”, vàng dòng “SẮP VƯỢT” — mở bảng lên là thấy ngay tháng này đang “cháy” ở nhóm nào, không cần đọc số.
Bước 3: Lịch chi cố định — phần ngân sách nào cũng thiếu
Ngoài ngân sách theo nhóm, thêm một khối nhỏ trong tab Ke_hoach liệt kê các khoản chi cố định có ngày cụ thể: thuê nhà ngày 5, lương ngày 10, BHXH ngày 20, phí phần mềm đầu tháng… Đối chiếu lịch này với ngày giao dịch thật trong Chuan_hoa giúp bạn phát hiện khoản cố định nào đáng lẽ đã chi mà chưa thấy (quên đóng) hoặc bị trừ hai lần — hai lỗi rất hay gặp khi chỉ nhìn tổng tháng.
Câu hỏi thường gặp
Một giao dịch khớp 2 từ khoá thì vào nhóm nào?
Nhóm của từ khoá nằm trên cùng trong bảng Tu_khoa, vì công thức lấy kết quả khớp đầu tiên. Hãy để từ khoá cụ thể ở trên, từ khoá chung ở dưới.
Giao dịch “Chưa phân loại” nhiều quá thì sao?
Đó là tín hiệu bảng từ khoá chưa đủ, không phải lỗi template. Mỗi tuần mở Chuan_hoa, lọc các dòng “Chưa phân loại”, nhìn nội dung chuyển khoản và thêm từ khoá. Thường sau 2–3 tuần, tỉ lệ chưa phân loại chỉ còn vài phần trăm — chủ yếu là các khoản thật sự lạ, và đó chính là những khoản cần mắt người.
Template này khác gì dashboard dòng tiền ở bài 2?
Dashboard theo dõi diễn biến tiền theo thời gian (ngày nào vào/ra bao nhiêu). Kế hoạch tài chính so thực tế với định mức theo nhóm (nhóm chi nào đang vượt). Hai template dùng chung tab Chuan_hoa, dựng một lần, chạy song song — và dữ liệu lịch sử từ kế hoạch là đầu vào quan trọng cho template dự báo dòng tiền.
Kết luận
Một mẫu kế hoạch tài chính trên Google Sheet chỉ sống được khi phần “thực tế” không bắt ai nhập tay — và đó đúng là chỗ Pay2S gánh: giao dịch tự về, từ khoá tự phân loại, ngân sách tự so. Việc của bạn mỗi tháng rút xuống còn hai quyết định: đặt ngân sách bao nhiêu, và xử lý nhóm nào đang vượt.
Cần dựng template theo đúng nhóm thu chi của doanh nghiệp mình? Liên hệ Hóa Đơn Tự Động — 0868461773.
Bài trước: Template dashboard dòng tiền — https://hoadontudong.com.vn/template-dashboard-dong-tien-pay2s-google-sheet/ — Bài tiếp theo: Template dự báo dòng tiền 30–90 ngày — https://hoadontudong.com.vn/template-du-bao-dong-tien-pay2s-google-sheet/
