Hóa đơn tự động Pay2S chỉ ổn định khi dữ liệu hàng hóa từ website, POS hoặc phần mềm bán hàng được chuyển thành dòng hóa đơn có tên, mã, đơn vị, số lượng, đơn giá và thuế suất hợp lệ. Nếu mỗi kênh dùng một tên khác nhau, kế toán sẽ phải sửa nhiều bản nháp và việc đối soát tổng tiền dễ phát sinh sai lệch.
Quy tắc hàng hóa cho phép Pay2S đổi mã hoặc tên sản phẩm nguồn thành thông tin chuẩn trên hóa đơn. Nội dung trên hoadontudong.com.vn dưới đây tập trung vào thứ tự ưu tiên, nguồn tích hợp, cách ghép tên, giá trị thuế, giảm thuế cho mẫu phù hợp và cách thử trước khi bật hóa đơn tự động.
Chọn khóa đối chiếu đúng
Pay2S có thể nhận mã sản phẩm, mã nhóm hoặc tên sản phẩm. Khi cùng phạm vi và nguồn, thứ tự ưu tiên là mã sản phẩm, mã nhóm sản phẩm rồi đến tên sản phẩm. Mã sản phẩm phù hợp khi từng SKU cần cách thể hiện riêng. Mã nhóm phù hợp khi nhiều sản phẩm dùng chung một quy tắc. Đối chiếu theo tên chỉ nên dùng khi hệ thống nguồn không có mã ổn định.
Tên sản phẩm phải khớp toàn bộ; hệ thống bỏ khoảng trắng thừa và không phân biệt chữ hoa, chữ thường nhưng vẫn phân biệt dấu tiếng Việt. Đây là lý do nên chuẩn hóa tên ở nguồn trước khi tạo quy tắc. Nếu cùng một mã xuất hiện ở WooCommerce và WHMCS nhưng cần thể hiện khác nhau, hãy chỉ định integration source thay vì dùng một quy tắc any cho tất cả.
Dữ liệu nên gửi và cách tính tiền
Một dòng hàng nên có itemCode, itemGroupCode, sourceProductName, itemName, unit, quantity, unitPrice và taxRate. Tên khóa có thể khác theo module, nhưng thông tin mã, nhóm, tên gốc, số lượng, đơn giá và thuế suất cần nhất quán. Khi không có itemCode, Pay2S dùng sourceProductName; nếu trường này trống, hệ thống dùng itemName để đối chiếu.
Số tiền đã thanh toán được xem là tổng cuối cùng. Khi quy tắc làm thay đổi thuế suất, Pay2S tự tính lại đơn giá trước thuế để tổng hóa đơn vẫn khớp số tiền khách đã trả. Do đó, không nên gửi một tổng mới do client tự tính rồi kỳ vọng hệ thống chấp nhận. Cần kiểm tra cả đơn giá, thuế, số lượng và tổng sau khi ánh xạ.
Thuế, giảm thuế và kiểm thử thực tế
Tài liệu API nhận tax_rate -2, -1, 0, 3.5, 5, 8 hoặc 10 tùy loại mẫu và nhà cung cấp. -1 là không chịu thuế, -2 là không kê khai, tính nộp thuế. Với hóa đơn bán hàng áp dụng giảm thuế theo điều kiện được tài liệu nêu, dòng hàng có thể gửi vatReductionEligible true và directVatRate 1, 2, 3 hoặc 5. Hai trường này phải phù hợp mẫu và nghiệp vụ, không nên bật theo cảm tính.
Trước khi bật tự động, hãy thử ít nhất một sản phẩm thường, một sản phẩm giảm giá và một sản phẩm có chu kỳ nhiều tháng trên Sandbox. Nếu có nhiều nguồn, thử cùng mã ở từng nguồn. Kiểm tra PDF, tổng tiền, đơn vị, thuế suất và cách đối soát. Phần cấu hình kết nối được trình bày trong bài kết nối hóa đơn tự động Pay2S, còn điều kiện chạy tự động nằm ở bài tự động hóa hóa đơn Pay2S.
Checklist vận hành nhanh
Ưu tiên mã sản phẩm ổn định, chỉ dùng tên khi không có mã.
Chỉ định nguồn tích hợp khi cùng mã cần cách xuất khác nhau.
Kiểm tra tên có dấu tiếng Việt và khoảng trắng trước khi tạo quy tắc.
Dùng tax_rate đúng loại mẫu và quy định của nhà cung cấp.
Thử sản phẩm thường, giảm giá và chu kỳ nhiều tháng trên Sandbox.
Đối chiếu tổng hóa đơn với số tiền đã thanh toán sau khi quy tắc chạy.
Câu hỏi thường gặp
Nên dùng mã sản phẩm hay tên sản phẩm?
Nên dùng mã sản phẩm nếu hệ thống nguồn có mã ổn định. Đối chiếu theo tên dễ sai khi người dùng thay đổi chính tả hoặc dấu tiếng Việt.
Quy tắc có làm thay đổi số tiền khách đã trả không?
Không. Pay2S xem số tiền đã thanh toán là tổng cuối cùng và có thể tính lại đơn giá trước thuế để tổng hóa đơn khớp.
Có thể áp dụng giảm thuế cho mọi sản phẩm không?
Không. Cần kiểm tra điều kiện, mẫu hóa đơn và nhà cung cấp; directVatRate chỉ nhận các giá trị tài liệu quy định.
Quy tắc hàng hóa Pay2S chuyển mã hoặc tên sản phẩm từ website thành nội dung phù hợp trên hóa đơn. hoadontudong.com.vn pay2s hướng dẫn chọn tiêu chí ánh xạ, kiểm tra độ ưu tiên và thử dữ liệu trước khi chạy tự động.
Khi nào cần ánh xạ hàng hóa?
Tên trên gian hàng thường phục vụ bán hàng, còn tên hóa đơn cần nhất quán với danh mục doanh nghiệp. Ví dụ minh họa, mã WOO_SKU_VPS-PRO và tên “VPS PL1” có thể được ánh xạ sang tên cấu hình, mã, đơn vị và thuế đã được kế toán xác nhận.
Quy tắc hữu ích khi nhiều nhóm sản phẩm, nhiều nguồn tích hợp hoặc có chu kỳ dịch vụ khác nhau. Không dùng một tên và thuế mặc định để che thiếu dữ liệu chi tiết của đơn.
Chọn mã sản phẩm, mã nhóm hay tên?
Tiêu chí
Trường hợp phù hợp
Mã sản phẩm
Cần cấu hình riêng một sản phẩm có mã ổn định.
Mã nhóm
Nhiều sản phẩm cùng cách xuất hóa đơn.
Tên sản phẩm
Nguồn không có mã ổn định; cần đối chiếu tên đầy đủ.
Trong cùng phạm vi và nguồn, ưu tiên là mã sản phẩm → mã nhóm → tên sản phẩm. Đối chiếu tên bỏ khoảng trắng thừa và không phân biệt hoa/thường, nhưng vẫn phân biệt dấu tiếng Việt. Vì vậy, “May chu” không mặc định khớp “Máy chủ”.
Mã nguồn thường gặp
WHMCS có dạng WHMCS_PRODUCT_12, WHMCS_GROUP_3; WooCommerce có WOO_SKU_VPS-PRO, WOO_PRODUCT_80, WOO_CATEGORY_12. HostBill và API riêng có bộ mã tương ứng. Đây là ví dụ định dạng; dùng mã thực tế hệ thống gửi.
Nguồn tích hợp mặc định là any. Chỉ chọn nguồn cụ thể khi cùng mã cần được xử lý khác nhau giữa các phần mềm. Khi quy tắc không khớp, kiểm tra cả mã, nguồn và phạm vi thay vì chỉ nhìn tên sản phẩm.
Chọn cách ghép tên hóa đơn
Chỉ dùng tên cấu hình để thay hoàn toàn tên nguồn.
Tên cấu hình rồi đến tên sản phẩm để giữ phần chi tiết phía sau.
Tên sản phẩm rồi đến tên cấu hình khi cần giữ tên nguồn phía trước.
Thử bản xem trước để phát hiện tên trùng lặp, sai chu kỳ hoặc quá dài. Với dịch vụ nhiều tháng, kiểm tra đơn vị và số lượng, không chỉ sửa phần tên.
Đây là minh họa cấu trúc trong luồng ánh xạ; tên khóa có thể khác theo module. API HĐĐT trực tiếp dùng các khóa dòng hàng riêng như name, unit_price, tax_rate. Không sao chép một cấu trúc cho mọi API. Mức thuế ví dụ không thay thế việc xác định thuế thực tế.
Nếu không có mã sản phẩm, đối chiếu tên dùng sourceProductName; khi trống thì dùng itemName. Đọc thêm chuẩn hóa dữ liệu website và POS.
Khi quy tắc làm thay đổi thuế
Trong luồng được tài liệu mô tả, số tiền đã thanh toán là tổng cuối cùng. Khi đổi thuế suất, Pay2S tính lại đơn giá trước thuế để tổng hóa đơn vẫn khớp khoản đã trả. Kế toán cần kiểm tra cả đơn giá sau tính lại và tiền thuế, không chỉ tổng.
Dữ liệu hàng hóa chi tiết được ưu tiên hơn hàng mặc định. Nếu áp dụng cơ chế giảm thuế của mẫu hóa đơn bán hàng, cần xác nhận điều kiện và trường dữ liệu tương ứng trước khi dùng; không bật hàng loạt chỉ vì hệ thống có tùy chọn.
Checklist kiểm thử quy tắc
Thử sản phẩm thường, giảm giá và dịch vụ nhiều tháng trên Sandbox.
Kiểm tra quy tắc riêng có ưu tiên hơn quy tắc nhóm.
