Lập hóa đơn là bước dễ nhìn thấy nhất nhưng không phải bước duy nhất của hóa đơn tự động Pay2S. Một hóa đơn đúng cần dữ liệu người mua đủ, hàng hóa hợp lệ, tổng tiền khớp đơn đã thanh toán, mẫu đúng cửa hàng và quyền phát hành đúng vai trò. Bài viết trên hoadontudong.com.vn trình bày luồng thủ công để doanh nghiệp dùng làm mẫu kiểm thử trước khi bật tự động.
Pay2S cho phép tạo hóa đơn nháp để kiểm tra hoặc tạo và phát hành trong một luồng. Với Production, lựa chọn thứ hai chỉ nên dùng khi dữ liệu đã được kiểm soát. Nếu còn nghi ngờ về mã số thuế, tên đơn vị, địa chỉ, thuế suất hoặc tổng tiền, hãy lưu nháp và xử lý trước khi ký cấp số.
Bắt đầu từ phạm vi phát hành và người mua
Mở đúng kết nối rồi chọn Tạo hóa đơn. Nếu không gắn cửa hàng, hệ thống dùng mẫu mặc định của kết nối. Nếu chọn một cửa hàng cụ thể, hệ thống dùng mẫu đã gán cho cửa hàng đó. Đây là điểm cần kiểm tra đầu tiên khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, vì một hóa đơn đúng dữ liệu nhưng sai mẫu hoặc sai phạm vi vẫn có thể gây khó khăn khi đối soát.
Tên đơn vị mua hàng và họ tên người mua hàng là hai trường khác nhau. Tên đơn vị dành cho công ty, doanh nghiệp hoặc tổ chức; họ tên dành cho người trực tiếp mua hoặc người liên hệ. Nếu người mua không lấy hóa đơn, hãy đánh dấu tùy chọn tương ứng để Pay2S dùng nội dung Bán cho người tiêu dùng. Với doanh nghiệp, nên kiểm tra tên đơn vị, mã số thuế và địa chỉ; với cá nhân, tối thiểu nên có họ tên và địa chỉ.
Kiểm tra mã số thuế, hàng hóa và tổng tiền
Nút Tra cứu cạnh ô mã số thuế có thể hỗ trợ điền tên đơn vị, địa chỉ và trạng thái người nộp thuế. Kết quả có tính tham khảo, vì vậy người lập hóa đơn vẫn phải đối chiếu trước khi tạo nháp hoặc phát hành. Luồng tự động chỉ tiếp tục khi trạng thái thuế là mã chuỗi 00 theo tài liệu Pay2S; các trạng thái khác cần được giữ lại để kiểm tra.
Mỗi dòng hàng có thể gồm tên, mã hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá trước thuế và thuế suất. Pay2S hỗ trợ các giá trị thuế suất -2, -1, 0, 3.5, 5, 8 và 10 theo loại mẫu và nhà cung cấp. Hệ thống tính lại tiền hàng, tiền thuế và tổng thanh toán. Với hóa đơn lập từ đơn hàng, tổng hóa đơn phải khớp số tiền đã thanh toán; không nên tự sửa tổng chỉ để vượt qua cảnh báo.
Chọn nháp hay phát hành và xử lý sau đó
Tạo hóa đơn nháp phù hợp khi kế toán cần kiểm tra trước hoặc khi doanh nghiệp đang thử Sandbox. Trong danh sách hoặc cửa sổ chi tiết, có thể xem dữ liệu người mua, hàng hóa, PDF, tải PDF, phát hành bản nháp hoặc xóa nháp. Bản nháp chưa ký và chưa cấp số nên phù hợp cho bước kiểm tra. Bản đã phát hành thì không thể xóa như bản nháp; mọi thay đổi phải đi theo nghiệp vụ điều chỉnh hoặc thay thế mà nhà cung cấp hỗ trợ.
Nếu phát hành từ Production, hãy kiểm tra lại môi trường, quyền tài khoản, cửa hàng, mẫu, người mua, hàng hóa, thuế suất và tổng tiền. Sau khi phát hành, lưu mã hóa đơn, mã tra cứu, PDF hoặc XML nếu có, cùng liên kết ngược về đơn hàng. Quy trình đối soát hóa đơn tự động Pay2S giúp kiểm tra ba nguồn dữ liệu sau khi hóa đơn được tạo.
Checklist vận hành nhanh
Chọn đúng kết nối, môi trường và phạm vi cửa hàng trước khi nhập dữ liệu.
Phân biệt tên đơn vị mua hàng với họ tên người mua hàng.
Đối chiếu mã số thuế và địa chỉ từ nguồn chính thức trước khi phát hành.
Kiểm tra tên hàng, mã hàng, đơn vị, số lượng, đơn giá và thuế suất.
Tạo nháp và xem PDF trước nếu dữ liệu chưa được kiểm chứng.
Không tạo lại hóa đơn mới chỉ vì request phát hành bị timeout; hãy tra cứu trạng thái trước.
Câu hỏi thường gặp
Khi nào nên dùng Tạo và phát hành?
Chỉ khi dữ liệu và cấu hình đã được kiểm tra ổn định, đặc biệt với Production. Giai đoạn đầu nên tạo nháp để kế toán duyệt.
Người mua không lấy hóa đơn có cần nhập thông tin không?
Không cần cố điền thông tin định danh không đầy đủ. Chọn Người mua không lấy hóa đơn để hệ thống dùng nội dung Bán cho người tiêu dùng.
Có thể xóa hóa đơn đã phát hành không?
Không xóa như bản nháp. Hãy thực hiện nghiệp vụ điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định và khả năng của nhà cung cấp.
Phát hành hóa đơn điện tử Pay2S cần bắt đầu từ dữ liệu người mua, hàng hóa và mẫu đúng phạm vi. hoadontudong.com.vn pay2s hướng dẫn thao tác lập thủ công, kiểm tra nháp và theo dõi kết quả để tránh nhầm “đã tạo” với “đã phát hành”.
1. Chọn kết nối và phạm vi phát hành
Mở kết nối cần sử dụng, chọn Tạo hóa đơn và xác định phạm vi. Không gắn cửa hàng thì dùng mẫu mặc định của kết nối; chọn cửa hàng cụ thể thì dùng mẫu đã gán cho cửa hàng đó.
Kiểm tra tên pháp nhân và môi trường trước khi nhập liệu. Nếu chưa thấy mẫu phù hợp, quay lại hướng dẫn kết nối và đồng bộ mẫu thay vì chọn tạm một mẫu khác.
2. Nhập đúng thông tin người mua
Tên đơn vị mua hàng dùng cho công ty, tổ chức; Họ tên người mua hàng dùng cho cá nhân mua hàng hoặc người liên hệ. Không tự chuyển tên công ty sang họ tên người liên hệ.
Với doanh nghiệp, kiểm tra tên đơn vị, mã số thuế và địa chỉ. Với cá nhân, cần bộ họ tên và địa chỉ phù hợp. Nút Tra cứu cạnh mã số thuế hỗ trợ điền dữ liệu nhưng người lập vẫn cần đối chiếu kết quả. Đọc quy tắc dữ liệu người mua khi gặp thông tin thiếu.
Khi tích “Người mua không lấy hóa đơn”, hệ thống dùng nội dung “Bán cho người tiêu dùng”. Đây là lựa chọn dữ liệu trên Pay2S; doanh nghiệp vẫn phải xác định nghiệp vụ lập hóa đơn đúng trường hợp.
3. Kiểm tra từng dòng hàng
Mỗi dòng có tên, mã hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá trước thuế và thuế suất. Pay2S tính lại tiền hàng, tiền thuế và tổng thanh toán. Với hóa đơn từ đơn hàng, tổng cần khớp số tiền đã thanh toán.
Giá trị dữ liệu
Ý nghĩa trên hệ thống
-2
Không kê khai, tính nộp thuế.
-1
Không chịu thuế.
0
Thuế suất 0%.
3.5, 5, 8, 10
Các mức thuế hệ thống nhận theo mẫu và nghiệp vụ phù hợp.
Danh sách giá trị trên là quy ước nhập liệu, không phải hướng dẫn tự chọn thuế cho mọi hàng hóa. Người phụ trách kế toán cần xác nhận mức áp dụng trước khi cấu hình.
4. Xem trước và tạo nháp
Bấm Xem trước hóa đơn, kiểm tra người mua, tên hàng, đơn vị, thuế và tổng. Chọn Tạo hóa đơn nháp khi cần kế toán duyệt. Nên thử cả trường hợp nhiều dòng hàng, giảm giá và dữ liệu người mua khác nhau trên Sandbox.
5. Phát hành khi dữ liệu đã được xác nhận
Chọn Tạo và phát hành hoặc mở nháp rồi bấm Phát hành khi đủ quyền và dữ liệu đã đúng. Production là thao tác ký, cấp số hóa đơn thật. Nếu không có nút phát hành, kiểm tra trạng thái và vai trò nhân viên.
6. Xem, tải và theo dõi kết quả
Trong danh sách hoặc chi tiết, dùng Xem PDF và Tải PDF. Nếu trình duyệt chặn tab PDF, cho phép cửa sổ bật lên đối với miền Pay2S. Nếu chưa có tệp, kiểm tra trạng thái hoặc đồng bộ trước khi kết luận lỗi tải.
Xóa nháp chỉ áp dụng cho bản nháp, không áp dụng với hóa đơn đã phát hành. Khi kết quả chưa rõ, đọc quy trình đối soát hóa đơn trước khi tạo yêu cầu khác.
Câu hỏi thường gặp
Tạo nháp có nghĩa đã cấp số chưa?
Không. Cần phân biệt trạng thái nháp với phát hành; kiểm tra kết quả nhà cung cấp trả về.
Có sửa trực tiếp hóa đơn đã phát hành không?
Không dùng thao tác sửa hoặc xóa nháp cho hóa đơn đã phát hành. Cần xử lý theo nghiệp vụ điều chỉnh, thay thế và khả năng nhà cung cấp.
