Đối soát là bước giúp doanh nghiệp biết một hóa đơn tự động Pay2S có thực sự gắn với khoản tiền và đơn hàng đúng hay không. Một hóa đơn đã có số chưa chắc đã khớp giao dịch; ngược lại, một đơn đã thanh toán chưa chắc đủ dữ liệu để phát hành. Trên hoadontudong.com.vn, đối soát được trình bày như một quy trình kiểm tra ba nguồn thay vì chỉ xem danh sách hóa đơn.
Màn hình Đối soát của Pay2S so sánh giao dịch ngân hàng, đơn hàng Pay2S và hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp có thể lọc, kiểm tra lại, xem lịch sử, xử lý theo đúng nghiệp vụ và xuất dữ liệu cho kế toán. Bài viết này cũng nhấn mạnh các nguyên tắc không tạo lại hóa đơn khi trạng thái chưa rõ và không sửa trực tiếp hóa đơn đã phát hành.
Ba nguồn dữ liệu và các trạng thái
Nguồn thứ nhất là giao dịch ngân hàng, gồm mã giao dịch, tài khoản nhận và số tiền thực nhận. Nguồn thứ hai là đơn hàng Pay2S, gồm mã đơn, cửa hàng và số tiền đã thanh toán. Nguồn thứ ba là hóa đơn điện tử, gồm số hóa đơn, nhà cung cấp, trạng thái và tổng thanh toán. Chỉ khi các trường quan trọng khớp, kế toán mới có cơ sở kết luận luồng đã hoàn tất.
Các trạng thái gồm Đã khớp, Chưa kiểm tra, Không tìm thấy giao dịch, Sai tài khoản nhận, Lệch số tiền, Đơn hàng không hợp lệ và Trùng hóa đơn. Mỗi trạng thái dẫn tới một cách xử lý khác. Không tìm thấy giao dịch có thể là dữ liệu ngân hàng chưa đồng bộ; lệch tiền cần kiểm tra đơn và quy tắc hàng; trùng hóa đơn cần dừng việc tạo lại và mở danh sách liên quan.
Dùng Kiểm tra lại, Kiểm tra tất cả và Xử lý
Nút Kiểm tra lại chỉ đọc và đối chiếu dữ liệu hiện có rồi ghi thêm một lần kiểm tra vào lịch sử. Nó không tạo nháp, không phát hành và không gọi API phát hành của nhà cung cấp. Lịch sử hiển thị tối đa 100 lần kiểm tra gần nhất của đơn. Kiểm tra tất cả chạy trên danh sách theo bộ lọc, tối đa 500 đơn mỗi lượt; nếu còn nhiều hơn, hệ thống báo số đơn còn lại để tiếp tục.
Nút Xử lý đưa người dùng tới đúng nghiệp vụ: lập hóa đơn khi thanh toán khớp, mở bản nháp để kiểm tra hoặc xóa và lập lại, mở giao dịch khi dữ liệu ngân hàng sai, hoặc mở danh sách khi phát hiện trùng. Hóa đơn đã phát hành chỉ được xem; khi cần thay đổi, phải dùng nghiệp vụ điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định và khả năng nhà cung cấp. Bài lập và phát hành hóa đơn tự động Pay2S giúp kiểm tra dữ liệu trước khi quay lại đối soát.
Đối soát tự động, xuất dữ liệu và xử lý lỗi
Khi bật Kiểm tra thanh toán trước khi phát hành, cron có thể kiểm tra tối đa 100 đơn chưa kiểm tra hoặc đang sai lệch trong mỗi lượt chạy. Một kết quả lỗi chỉ được kiểm tra lại sau tối thiểu 15 phút để tránh lịch sử trùng. Tự đối soát không tự phát hành lại hóa đơn và không gọi API nhà cung cấp. Đây là điểm cần truyền đạt rõ cho đội vận hành để không chờ một hành động mà hệ thống không thực hiện.
Tại Hóa đơn Pay2S, có thể xuất Excel hoặc CSV gồm mã đơn, mã hóa đơn, mã tra cứu, người mua, tổng tiền, trạng thái gửi email, cửa hàng và nhà cung cấp. Mục Kiểm tra sức khỏe cho biết cấu hình, kết nối, SMTP, cron, số đơn trong hàng chờ và số hóa đơn lỗi. Khi gặp lỗi kết nối, mẫu, cron, tổng hàng, MST, PDF hoặc email, hãy giữ nguyên mã tham chiếu và xem nhật ký trước khi thử lại. Cấu hình tự động hóa hóa đơn Pay2S mô tả các điều kiện để giảm số đơn lỗi.
Checklist vận hành nhanh
Đối chiếu mã giao dịch, tài khoản nhận và số tiền, không chỉ nhìn số tiền.
Phân loại trạng thái trước khi chọn thao tác xử lý.
Không tạo hóa đơn mới khi trạng thái gửi hoặc phát hành chưa rõ.
Dùng lịch sử để biết lần kiểm tra gần nhất và lý do lỗi.
Xuất dữ liệu cho kế toán theo khoảng ngày và bộ lọc phù hợp.
Kiểm tra sức khỏe cron, SMTP, kết nối và hàng chờ định kỳ.
Câu hỏi thường gặp
Kiểm tra lại có phát hành hóa đơn không?
Không. Nút này chỉ đọc và đối chiếu dữ liệu hiện có, không tạo nháp, phát hành hay gọi API phát hành.
Lệch một đồng có được bỏ qua không?
Không nên. Tài liệu nêu số tiền phải khớp tuyệt đối khi kiểm tra thanh toán trước phát hành.
Hóa đơn đã phát hành có sửa trực tiếp được không?
Không. Chỉ xem trong màn hình đối soát; thay đổi phải thực hiện theo nghiệp vụ điều chỉnh hoặc thay thế phù hợp.
Đối soát hóa đơn điện tử Pay2S so sánh giao dịch ngân hàng, đơn hàng và hóa đơn để phát hiện sai tài khoản, lệch tiền hoặc trùng hóa đơn. hoadontudong.com.vn pay2s hướng dẫn cách đọc trạng thái và chọn thao tác tiếp theo mà không tạo thêm yêu cầu ngoài ý muốn.
Ba nguồn dữ liệu cần khớp
Nguồn
Thông tin đối chiếu
Ngân hàng
Mã giao dịch, tài khoản nhận và số tiền thực nhận.
Đơn hàng Pay2S
Mã đơn, cửa hàng và số tiền đã thanh toán.
Hóa đơn điện tử
Số hóa đơn, nhà cung cấp, trạng thái và tổng thanh toán.
Mở tab Đối soát trong kết nối hóa đơn, lọc theo từ khóa, trạng thái và khoảng ngày. Không dùng hai giao dịch cùng số tiền để thay thế việc xác định đúng mã giao dịch gắn với đơn.
Đọc trạng thái trước khi xử lý
Các trạng thái gồm Đã khớp, Chưa kiểm tra, Không tìm thấy giao dịch, Sai tài khoản nhận, Lệch số tiền, Đơn hàng không hợp lệ và Trùng hóa đơn. Trạng thái mô tả kết quả so sánh; không đồng nghĩa đã thực hiện phát hành mới.
Với sai lệch ngân hàng, kiểm tra giao dịch và tài khoản gắn với đơn. Với lệch tổng hóa đơn, kiểm tra dòng hàng, thuế và quy tắc hàng hóa. Với trùng hóa đơn, xem danh sách và tham chiếu hiện có trước khi thao tác thêm.
Kiểm tra lại có tạo hóa đơn không?
Kiểm tra lại chỉ đọc, đối chiếu dữ liệu hiện có rồi ghi thêm lịch sử kiểm tra. Thao tác không tạo nháp, không phát hành và không gọi API phát hành của nhà cung cấp. Mục Lịch sử hiển thị tối đa 100 lần kiểm tra gần nhất của đơn.
Kiểm tra tất cả xử lý danh sách theo bộ lọc hiện tại, tối đa 500 đơn mỗi lượt. Nếu còn dữ liệu, thực hiện lượt kế tiếp theo thông báo, tránh đổi bộ lọc giữa các lượt khi đang tổng hợp cùng kỳ.
Dùng nút Xử lý đúng nghiệp vụ
Nút Xử lý đưa tới nghiệp vụ phù hợp: lập hóa đơn khi thanh toán khớp, mở nháp để kiểm tra, mở giao dịch khi sai lệch ngân hàng hoặc xem danh sách khi trùng. Cần đọc trạng thái ở màn hình đích trước khi xác nhận thao tác.
Hóa đơn đã phát hành chỉ được xem, không sửa trực tiếp bằng thao tác nháp. Khi cần thay đổi, doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định và khả năng nhà cung cấp.
Tự đối soát và trạng thái chưa rõ
Khi bật kiểm tra thanh toán trước phát hành, cron tự kiểm tra tối đa 100 đơn chưa kiểm tra hoặc đang sai lệch mỗi lượt. Kết quả lỗi được kiểm tra lại sau tối thiểu 15 phút. Tự đối soát không tự phát hành lại hóa đơn và không gọi API nhà cung cấp.
Hóa đơn Pay2S chỉ gồm hóa đơn tạo qua Pay2S trong kết nối hiện tại; Hóa đơn nhà cung cấp tra cứu trực tiếp dữ liệu phía nhà cung cấp. Khi đối chiếu báo cáo, cần thống nhất phạm vi để tránh hiểu khác biệt danh sách là mất dữ liệu.
Tại Hóa đơn Pay2S, xuất Excel/CSV gồm mã đơn, mã hóa đơn, mã tra cứu, người mua, tổng tiền, trạng thái hóa đơn/email, cửa hàng và nhà cung cấp. Kiểm tra sức khỏe cho biết cấu hình, kết nối, SMTP, thời điểm cron chạy và số yêu cầu tồn.
Khi cần hỗ trợ
Chuẩn bị mã lỗi EIC, mã tra cứu hoặc mã hóa đơn, thời điểm và môi trường. Không gửi mật khẩu, Access Key, Secret Key hoặc tệp đăng nhập. Nếu vấn đề là chưa phát hành, dùng thêm bảng chẩn đoán 7 nguyên nhân.
Câu hỏi thường gặp
Kiểm tra lại nhiều lần có phát hành trùng không?
Chức năng Kiểm tra lại chỉ đối chiếu dữ liệu. Cần phân biệt nó với thao tác lập hoặc phát hành.
Không thấy hóa đơn trong Pay2S thì có nghĩa nhà cung cấp không có?
Không mặc định như vậy. Hai danh sách có phạm vi khác nhau; kiểm tra nguồn và tham chiếu trước khi tạo mới.
