Phần thao tác dưới đây nên được thử trên ba hồ sơ: một đã khớp, một thiếu dữ liệu nguồn và một có kết quả nhà cung cấp chưa rõ. Giữ bằng chứng trước và sau mỗi lần kiểm tra, để xác nhận người vận hành đã hiểu đúng tác động của từng nút.
Ba nguồn dữ liệu cần khớp
| Nguồn | Thông tin đối chiếu |
|---|---|
| Ngân hàng | Mã giao dịch, tài khoản nhận và số tiền thực nhận. |
| Đơn hàng Pay2S | Mã đơn, cửa hàng và số tiền đã thanh toán. |
| Hóa đơn điện tử | Số hóa đơn, nhà cung cấp, trạng thái và tổng thanh toán. |
Mở tab Đối soát trong kết nối cần kiểm tra, chọn từ khóa, trạng thái và khoảng ngày rồi ghi phạm vi đang dùng. Đối chiếu đúng mã giao dịch gắn với đơn, tài khoản nhận và số tiền. Hai giao dịch có cùng số tiền không thể thay cho việc xác định tham chiếu.
Đọc trạng thái trước khi xử lý
Đọc các trạng thái Đã khớp, Chưa kiểm tra, Không tìm thấy giao dịch, Sai tài khoản nhận, Lệch số tiền, Đơn hàng không hợp lệ và Trùng hóa đơn để chọn hướng tiếp theo. Nếu chưa hiểu lý do, mở hồ sơ liên quan trước khi xử lý. Không xem “Đã khớp” là bằng chứng một thao tác phát hành mới vừa được thực hiện.
Với sai lệch ngân hàng, kiểm tra giao dịch và tài khoản gắn với đơn. Với lệch tổng hóa đơn, kiểm tra dòng hàng, thuế và quy tắc hàng hóa. Với trùng hóa đơn, xem danh sách và tham chiếu hiện có trước khi thao tác thêm.
Kiểm tra lại có tạo hóa đơn không?
Trước và sau lần Kiểm tra lại, so mã đơn, mã hóa đơn và kết quả hiện có để xác nhận thao tác chỉ đối chiếu dữ liệu. Nếu hồ sơ vẫn chưa khớp, xem nguồn nào chưa thay đổi. Bấm lặp nhiều lần không sửa được một tài khoản gắn sai hoặc dữ liệu người mua thiếu ở nguồn.
Tình huống giả định: dữ liệu ngân hàng vừa được bổ sung sau lần kiểm tra trước. Chạy lại đối soát có thể cho một kết quả mới, nhưng người vận hành vẫn cần đọc trạng thái hóa đơn riêng. Không suy thay đổi kết quả so sánh là một chứng từ mới đã được phát hành.
Kiểm tra lại chỉ đọc, đối chiếu dữ liệu hiện có rồi ghi thêm lịch sử kiểm tra. Thao tác không tạo nháp, không phát hành và không gọi API phát hành của nhà cung cấp. Mục Lịch sử hiển thị tối đa 100 lần kiểm tra gần nhất của đơn.
Kiểm tra tất cả xử lý danh sách theo bộ lọc hiện tại, tối đa 500 đơn mỗi lượt. Nếu còn dữ liệu, thực hiện lượt kế tiếp theo thông báo, tránh đổi bộ lọc giữa các lượt khi đang tổng hợp cùng kỳ.
Dùng nút Xử lý đúng nghiệp vụ
Bấm Xử lý rồi đọc trạng thái tại màn hình đích trước khi xác nhận. Với nháp, kiểm tra dữ liệu; với sai lệch ngân hàng, xem giao dịch; với trùng hóa đơn, đối chiếu danh sách cùng tham chiếu. Nút dẫn tới nghiệp vụ không thay bước xác minh quyền và kết quả hiện tại của hồ sơ.
Hóa đơn đã phát hành chỉ được xem, không sửa trực tiếp bằng thao tác nháp. Khi cần thay đổi, doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định và khả năng nhà cung cấp.
Tự đối soát và trạng thái chưa rõ
Khi bật kiểm tra thanh toán trước phát hành, cron tự kiểm tra tối đa 100 đơn chưa kiểm tra hoặc đang sai lệch mỗi lượt. Kết quả lỗi được kiểm tra lại sau tối thiểu 15 phút. Tự đối soát không tự phát hành lại hóa đơn và không gọi API nhà cung cấp.
Nếu trạng thái chưa xác định nhà cung cấp đã nhận yêu cầu hay chưa, không tạo mới. Đọc Nhật ký, đồng bộ trạng thái và giữ mã tham chiếu. Với backend, xem detail và sync trong API HĐĐT cùng cơ chế chống trùng khi timeout.
Xuất dữ liệu và kiểm tra sức khỏe
Hóa đơn Pay2S chỉ gồm hóa đơn tạo qua Pay2S trong kết nối hiện tại; Hóa đơn nhà cung cấp tra cứu trực tiếp dữ liệu phía nhà cung cấp. Khi đối chiếu báo cáo, cần thống nhất phạm vi để tránh hiểu khác biệt danh sách là mất dữ liệu.
Xuất Excel/CSV từ Hóa đơn Pay2S và giữ cùng bộ lọc của kỳ đang chốt. Kiểm tra mã đơn, mã hóa đơn, mã tra cứu, người mua, tổng tiền, trạng thái hóa đơn/email, cửa hàng và nhà cung cấp. Dùng Kiểm tra sức khỏe để xem cấu hình, kết nối, SMTP, lần cron chạy cùng số hồ sơ tồn trước khi kết luận dữ liệu bị mất.
Khi cần hỗ trợ
Chuẩn bị mã lỗi EIC, mã tra cứu hoặc mã hóa đơn, thời điểm và môi trường. Không gửi mật khẩu, Access Key, Secret Key hoặc tệp đăng nhập. Nếu vấn đề là chưa phát hành, dùng thêm bảng chẩn đoán 7 nguyên nhân.
Câu hỏi thường gặp
Khi chuyển hỗ trợ, mô tả bước đã làm, trạng thái trước đó và điều đang chờ xác định. Nếu vấn đề chỉ xuất hiện với một cửa hàng hoặc một kết nối, giữ phạm vi ấy trong thông tin tái hiện. Một phản ánh cụ thể sẽ giúp tránh kiểm tra lan sang những luồng đang ổn định.
Hồ sơ hỗ trợ cần có người tiếp tục theo dõi và cách cập nhật kết quả về sổ đối soát. Khi nhận hướng xử lý, kiểm tra lại tác động cuối thay vì chỉ đóng yêu cầu vì đã có phản hồi. Nếu chưa xác định nhà cung cấp đã nhận thao tác hay chưa, giữ đường tra cứu trước khi gửi tác động mới.
Trước chốt kỳ, tách khoản đã giải thích khỏi hồ sơ còn chờ nguồn hoặc người duyệt. Ghi thời điểm xử lý và tham chiếu kỳ cũ khi dữ liệu đến muộn, không âm thầm đổi tổng đã báo cáo. Danh sách ngoại lệ rõ giúp kế toán biết phần nào còn cần theo dõi tiếp.
Kiểm tra lại nhiều lần có phát hành trùng không?
Chức năng Kiểm tra lại chỉ đối chiếu dữ liệu. Cần phân biệt nó với thao tác lập hoặc phát hành.
Không thấy hóa đơn trong Pay2S thì có nghĩa nhà cung cấp không có?
Không mặc định như vậy. Hai danh sách có phạm vi khác nhau; kiểm tra nguồn và tham chiếu trước khi tạo mới.
Đọc thêm: cẩm nang hóa đơn điện tử Pay2S cho kiểm tra dữ liệu cuối kỳ.
Để xây quy trình kiểm tra cho hóa đơn tự động, chuẩn bị những loại chênh lệch thường gặp và người xử lý từng nhóm. Tư vấn triển khai nên dựa trên hồ sơ đã ẩn thông tin nhạy cảm, giúp xác định đúng nguồn và bước cần hỗ trợ.
